Y Cofrestrydd Tir Cynorthwyol Richard Heaney sy’n ystyried agweddau cofrestru tir ar drafodion sy’n cynnwys pŵer atwrnai

Ceir nifer o amgylchiadau lle y gall unigolyn (y rhoddwr) benderfynu llunio pŵer atwrnai er mwyn galluogi unigolyn arall (yr atwrnai) i lofnodi dogfennau a gweithredu ar ei ran.

Nid bwriad yr erthygl hon yw rhoi trosolwg llawn o’r ffurfiau amrywiol o bŵer sydd ar gael, na’r darpariaethau statudol perthnasol sy’n llywodraethu eu defnydd. Yn hytrach, rwy’n mynd i’r afael â rhai o’r materion mwy cyffredin a welir gan y Gofrestrfa Tir pan fydd atwrnai yn gweithredu mewn trafodiad trawsgludo.

Cyflwyno cais

Er na fydd y Gofrestrfa Tir yn holi pam y rhoddir pŵer, wrth gofrestru dogfen a lofnodwyd gan atwrnai mae angen i ni sicrhau bod y pŵer yn rhwymo’r unigolyn neu’r cwmni y llofnodwyd y ddogfen ar ei ran, a’i fod yn awdurdodi’r atwrnai i gymryd y cam dan sylw.

Wrth gyflwyno cais i’r Gofrestrfa Tir sy’n cynnwys pŵer atwrnai, bydd angen copi gwreiddiol neu gopi ardystiedig o unrhyw bŵer atwrnai arnom y byddwch yn dibynnu arno i bennu bod dogfen a gyflwynwyd gyda’ch cais wedi’i gyflawni’n ddilys. Fel arall, byddwn yn derbyn tystysgrif trawsgludwr ar ffurf 1 i atodlen 3 i Reolau Cofrestru Tir 2003 (RhCT 2003). Cofiwch mai dim ond copïau ardystiedig o’r gweithredoedd neu’r dogfennau sydd eu hangen arnom wrth gyflwyno cais mewn perthynas â chofrestru tir. Unwaith y byddwn wedi sganio copi o’r dogfennau hyn, byddwn yn eu dinistrio, p’un ai y byddwch yn cyflwyno copi gwreiddiol neu gopi ardystiedig. Wrth gyflwyno cais am gofrestriad cyntaf tir, bydd angen dogfennau gwreiddiol y teitl arnom o hyd, ond dim ond copi ardystiedig o unrhyw bŵer atwrnai cefnogol sydd angen i chi ei gyflwyno.

Gwarediadau o blaid yr atwrnai neu am werth rhy isel

Mae rhwymedigaeth ar atwrneiod i weithredu er budd y rhoddwr. Yn amodol ar unrhyw amodau neu gyfyngiadau yn yr offeryn sy’n creu pŵer atwrnai, dim ond er ei fudd ei hun neu unigolyn arall heblaw’r rhoddwr o dan amgylchiadau cyfyngedig iawn y gall atwrnai sy’n gweithredu o dan naill ai pŵer atwrnai parhaus (PAP) neu bŵer atwrnai arhosol (PAA) weithredu. Mae paragraff 3(2)-(3) o atodlen 4 ac adran 12(2) o Ddeddf Gallu Meddyliol 2005 (DGM 2005) yn cyfyngu ar awdurdod yr atwrneiod sy’n gweithredu o dan PAP neu PAA, yn y drefn honno, i weithredu er budd eu hunain neu unigolion eraill heblaw’r rhoddwr.

Mae’n anodd dychmygu sefyllfa lle y gallai rhodd o dir ddod o dan gwmpas y darpariaethau hyn, er, wrth gwrs, y gallai fod amgylchiadau eithriadol i’r gwrthwyneb.

O ganlyniad, fel rheol byddem yn gwrthod unrhyw gais i gofrestru gwarediad o dir sy’n cynnwys rhodd, trafodiad am werth rhy isel amlwg neu un sy’n rhoi budd i rywun heblaw’r rhoddwr, lle y byddai gwarediad o’r fath wedi’i gefnogi gan PAP neu PAA, heblaw naill ai:

  • − bod y rhoddwr yn cyflawni’r trosglwyddiad neu ddogfennau eraill yn bersonol ar ôl ymholiad, gan dybio fod ganddo’r gallu meddyliol, neu
  • − os nad oes gan y rhoddwr allu meddyliol, awdurdodir y trosglwyddiad neu’r gwarediad gan Lys Gwarchod o dan baragraff 16 o atodlen 4 neu adran 23(4) o DGM 2005.

Gwarediadau sy’n cynnwys cydberchnogion

Mae ystyriaethau ychwanegol yn codi lle bo’r eiddo dan sylw yn eiddo ar y cyd. Mewn achosion o’r fath, cedwir yr eiddo ar ymddiried tir gyda’r ystad gyfreithiol yn cael ei chadw ar ymddiried i’r sawl sydd â hawl llesiannol i’r eiddo. O ganlyniad, bydd angen ystyried y mater o ‘or-gyrraedd’ ac a all yr atwrnai roi derbynneb ddilys ar gyfer arian cyfalaf sy’n deillio o’r gwarediad. Yn ogystal, o dan amgylchiadau lle nad yw’r atwrnai’n gweithredu o dan bŵer a roddir o dan adran 25 o Ddeddf Ymddiriedolwyr 1925, bydd angen i chi ddarganfod a oes gan y rhoddwr fudd llesiannol yn yr eiddo ar adeg y gwarediad, ac a all yr atwrnai weithredu swyddogaethau ymddiriedolwr.

Ar gyfer pob gwarediad eiddo a gedwir ar ymddiried tir sy’n ddyddiedig ar ôl 29 Chwefror 2000, bydd derbynneb am arian cyfalaf yn gor-gyrraedd buddion llesiannol dim ond os bydd yr atwrnai’n gweithredu gydag o leiaf un unigolyn arall (adran 7 o Ddeddf Dirprwyo gan Ymddiriedolwyr 1999 (DDY 1999)). Mae hyn yn golygu nad yw cymal derbynneb mewn gwarediad gan gydberchnogion yn dderbyniol os yw wedi’i lofnodi gan un person sy’n gweithredu ar ran y ddau fel perchennog cofrestredig yr eiddo ac fel atwrnai ar ran y cydberchennog/cydberchnogion cofrestredig arall/eraill, neu gan un person sy’n gweithredu fel atwrnai ar gyfer holl berchnogion cofrestredig yr eiddo.

O dan amgylchiadau o’r fath byddem yn dychwelyd y ddogfen fel y gellir ei gweithredu gan roddwyr y pŵer neu, lle nad oes gan y rhoddwr y gallu, gan ymddiriedolwr ychwanegol a benodir gan y cydberchennog arall, neu gan yr atwrnai o dan adran 8 o DDY 1999 (ac adran 36 (6A) o Ddeddf Ymddiriedolwr 1925).

Os nad yw’n bosibl, am unrhyw reswm, i ail-gyflawni’r ddogfen, gallwn gofnodi cyfyngiad yn y gofrestr ar ffurf A i atodlen 4 i DCT 2003, neu adael y cyfyngiad ffurf A presennol – neu ei fersiwn cynharach cyfatebol – yn y gofrestr, er mwyn gwarchod unrhyw fuddion llesiannol nad oeddent yn gor-gyrraedd ac a allai fodoli o hyd.

Mae pob cydberchennog tir yn dal yr ystad gyfreithiol fel ymddiriedolwyr. O ganlyniad, bydd unrhyw warediad o dir gan atwrnai unrhyw berchennog o’r fath yn cynnwys gweithredu swyddogaethau ymddiriedolwr y rhoddwr. Mae adran 1(1) o DDY 1999 yn rheoli sut y gall atwrnai weithredu swyddogaethau ymddiriedolwr. Yn unol â’r ddarpariaeth hon, dim ond os oes gan y rhoddwr fudd llesiannol yn y tir ar yr adeg y gwneir y weithred y gall rhoddai arfer swyddogaethau ymddiriedolwr y rhoddwr. O ganlyniad, mae’n angenrheidiol darparu tystiolaeth o fudd llesiannol y rhoddwr yn unol ag adran 2 DDY 1999.

Felly, lle y cyflawnir gwarediad o dan bŵer atwrnai cyffredinol neu PAP neu PAA, rhaid i’r cofrestrydd fod yn fodlon fod gan y rhoddwr fudd llesiannol yn yr eiddo ar ddyddiad y gwarediad.

Mae datganiad ysgrifenedig gan yr atwrnai a roddir o fewn tri mis i ddyddiad y gwarediad yn cadarnhau fod gan y rhoddwr fudd llesiannol yn yr eiddo, er budd prynwr, yn dystiolaeth bendant y gellir defnyddio’r pŵer (adran 2(2) o DDY 1999).

Felly efallai y bydd yn gyfleus i’r atwrnai gynnwys datganiad yn y gwarediad ym mhanel darpariaethau ychwanegol ffurflen TR1 neu ffurflen benodedig arall, neu yng nghorff prydles neu arwystl, tebyg i hyn:

‘Mae (atwrnai) yn cadarnhau fod gan (rhoddwr) fudd llesiannol yn yr eiddo ar ddyddiad y (trosglwyddiad, arwystl ac ati) hwn’.

Fel arall, gall yr atwrnai addasu cymal ardystio megis:

‘Llofnodwyd fel gweithred gan (rhoddwr), sydd â budd llesiannol yn yr eiddo ar ddyddiad y (trosglwyddiad, arwystl ac ati) hwn, yn gweithredu trwy (ei atwrnai/ei hatwrnai) (yr atwrnai) ym mhresenoldeb’;

neu ddefnyddio geiriau llofnodi estynedig megis:

‘John Jones trwy ei atwrnai Jane Williams sy’n cadarnhau bod gan y rhoddwr fudd llesiannol yn yr Eiddo ar ddyddiad hyn.’

Gallai’r atwrnai ddarparu datganiad ysgrifenedig ar wahân wedi’i lofnodi hefyd sy’n cadarnhau yr oedd gan y rhoddwr fudd llesiannol ar ddyddiad y gwarediad, ar yr amod bod y datganiad wedi’i ddyddio o fewn tri mis i ddyddiad y gwarediad. Yn olaf, gallai ddarparu tystysgrif wedi’i llofnodi gan drawsgludwr sy’n cadarnhau’r ffeithiau o’i wybodaeth bersonol fod gan y rhoddwr fudd llesiannol ar ddyddiad y gwarediad, unwaith eto wedi’i dyddio o fewn tri mis i ddyddiad y gwarediad.

Os na all yr atwrnai neu ei drawsgludwr ddarparu datganiad o’r fath, am unrhyw reswm, gallwn ystyried tystiolaeth arall i ddangos fod gan y rhoddwr fudd llesiannol ar yr adeg berthnasol. Mae’n bosibl y gallwn dderbyn datganiad statudol neu ddatganiad o wirionedd gan berson cyfrifol sydd â gwybodaeth lawn o’r ffeithiau. Fodd bynnag, os na all y ceisydd gynhyrchu tystiolaeth dderbyniol o hawl llesiannol y rhoddwr, bydd angen i roddwr y pŵer gyflawni’r ddogfen yn bersonol.

Cyflawni gweithredoedd gan atwrneiod

Wrth gyflwyno gweithred sydd wedi’i chyflawni gan atwrnai – er enghraifft, trosglwyddiad – dylai’r cymal ardystio ei wneud yn glir fod yr unigolyn neu’r cwmni sy’n cyflawni’r weithred wedi gwneud hynny yn ei rinwedd fel atwrnai. Gall atwrnai sy’n unigolyn gyflawni’r weithred (p’un ai yw’r rhoddwr yn unigolyn neu’n gorfforaeth) naill ai trwy lofnodi ei enw ei hun neu yn enw’r rhoddwr (adran 7 o Ddeddf Pwerau Atwrnai 1971; adran 74(3) o Ddeddf Cyfraith Eiddo 1925). Er nad oes cymal ardystio penodol, byddai’r geiriad canlynol yn dderbyniol: ‘Llofnodwyd fel gweithred gan (enw llawn yr atwrnai) fel atwrnai ar gyfer (enw llawn yr unigolyn neu gorfforaeth) ym mhresenoldeb:’. Os oes angen, gellir ymestyn y geiriad hwn fel y nodir uchod i nodi budd llesiannol y rhoddwr. Gweler Cyfarwyddyd Ymarfer 8 – Cyflawni gweithredoedd i gael rhagor o wybodaeth.

Gofynion hunaniaeth

Mae’r Gofrestrfa Tir yn derbyn ceisiadau’n aml lle bo un o’r partïon i drafodiad – er enghraifft, trosglwyddwr – yn gweithredu trwy ei atwrnai. O dan amgylchiadau o’r fath, mae angen cadarnhad o hunaniaeth ar gyfer y trosglwyddwr (y rhoddwr) a’i atwrnai. Mae hyn oherwydd mai’r trosglwyddwr, fel perchennog cofrestredig a gwerthwr yr eiddo, sy’n barti i’r trafodiad, yn hytrach na’i atwrnai, sydd wedi’i rymuso i gyflawni’r trosglwyddiad ar ei ran yn unig. Ceir rhagor o wybodaeth yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 67 – Tystiolaeth hunaniaeth.

Yn aml, bydd y trawsgludwr yn llenwi panel 13 ffurflen AP1, neu banel 15 Ffurflen FR1 yn cadarnhau tystiolaeth hunaniaeth yn y ffordd ganlynol:

‘Jane Williams fel atwrnai ar ran John Jones’, neu

‘John Jones yn gweithredu trwy ei Atwrnai Jane Williams’.

Os byddwn yn derbyn ffurflen AP1 neu FR1 wedi’i llenwi fel hyn, ni allwn dybio bod y trawsgludwr wedi gwirio hunaniaeth rhoddwr y pŵer, nac y bydd yn gweithredu ar ei ran yn y pen draw. Felly, byddwn yn gofyn am gadarnhad bod y trawsgludwr yn gweithredu ar ran y rhoddwr a’i fod wedi gwirio ei hunaniaeth. Os nad yw’r rhoddwr wedi’i gynrychioli, bydd angen tystiolaeth arnom am ei hunaniaeth ar ffurflen ID1 neu ID2.

Yr unig eithriad i’r gofyniad hwn yw lle y bo’n glir o’r cais bod y trawsgludwr yn gweithredu ar ran y rhoddwr a’r atwrnai, a’i fod wedi gwirio hunaniaeth y ddau, neu pan fo’n glir o banel 13/15 o ffurflen AP1/FR1 bod y trawsgludwr yn gweithredu ar ran yr holl bartïon; er enghraifft, bydd y panel perthnasol wedi’i lenwi fel a ganlyn: ‘John Jones a’i Atwrnai Jane Williams’.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler Cyfarwyddyd Ymarfer 9 – Pwerau atwrnai a thir cofrestredig.

Cyhoeddwyd yr erthygl hon gyntaf yn rhifyn mis Medi 2015 o
Property in Practice, cylchgrawn Adran Eiddo Cymdeithas y Cyfreithwyr (www.lawsociety.org.uk/
property
).

Cyfieithiad gan Siwan Sloman


Richard Heaney
By Richard Heaney,
Assistant Land Registrar at HM Land Registry, Peterborough Office